Creare un documento accessibile

Progetto ideato e creato dal CRA Centro regionale per l’accessibilità della Regione Toscana e Ausl Toscana Centro struttura della comunicazione.

I tutorial presenti in questa sezione intendono favorire l’acquisizione di competenze base per la redazione di documenti accessibili a tutti, comprese le persone che utilizzano tecnologie assistive.

I tutorial sono suddivisi per tematica, al fine di ridurre la lunghezza dei video, e per tipologia di software di videoscrittura più utilizzati nella Pubblica Amministrazione, documento di testo Word e documento di testo Writer.

Si specifica che qualora non siano stati eseguiti gli opportuni aggiornamenti dei software di videoscrittura utilizzati, i comandi proposti nei tutorial potrebbero non corrispondere a quelli utilizzati da un software non aggiornato.

I documenti di Office e Libreoffice utilizzati per creare i tutorial sono rispettivamente versione 10 e 6.0.2.1.

 

Istruzioni con comandi da tastiera

Per rendere i tutorial accessibili anche a coloro che interagiscono tramite tastiera (ad es. utenti di screen reader), per ogni tutorial si pubblicano delle istruzioni che indicano i comandi da tastiera da eseguire per ottenere lo stesso risultato.
Tali indicazioni sono state realizzate dal CNR di Pisa, e precisamente dall'Istituto di Scienza e Tecnologie dell'Informazione (ISTI), nell'ambito dell'accordo di collaborazione stipulato tra CRA ed ISTI-CNR in tema di accessibilità.

Troverete sotto ogni video tutorial le istruzioni con comandi da tastiera di riferimento.

 

I tutorial sono suddivisi per argomento

  • Immagine accessibile (versione word e writer)
  • Indice/Sommario e formattazione testo (versione word e writer)
  • Proprietà del documento e salvataggio in PDF (versione word e writer)
  • Tabelle (versione word e writer)

 

Immagine accessibile

Il Tutorial descrive i passaggi base per rendere accessibile un immagine, attraverso l’inserimento di un testo alternativo, all’interno di un documento Word o Writer.

È importante per questo fare un premessa su come si descrive un immagine.

Descrivere un immagine per renderla accessibile a persone cieche e/o ipovedenti, significa offrire la nostra interpretazione di ciò che vediamo con il senso della vista.

Per questo è utile esercitarsi, facciamo chiudere gli occhi ad una persona e descriviamole un immagine, alla fine potrà restituirci le differenze tra quello che ha immaginato, durante la nostra descrizione, e quello che vede nell’immagine descritta.

È importante offrire una descrizione ricca di particolari ma non troppo lunga.

Procedura

  1. Comincia dicendo di che tipo di immagine si tratta;
  2. Se la conosci aggiungi la fonte;
  3. Descrivi sinteticamente il suo contenuto : oggetti, persone, luoghi ed altri elementi dell’immagine parlando anche della loro posizione;
  4. Descrivi l’atmosfera.

 

Tutorial Immagine Accessibile

Immagine accessibile (Libreoffice)

Istruzioni con comandi da tastiera. Immagine accessibile (Libreoffice) ►►

 

Immagine accessibile (Office)

Istruzioni con comandi da tastiera. Immagine accessibile (Office) ►►

 

Formattazione e Stili

Due importanti caratteristiche che i documenti accessibili dovrebbero avere sono la strutturazione in sezioni e paragrafi, così come un uso corretto degli stili anche per intervenire sul tipo e la dimensione del font. Le principali motivazioni che stanno alla base di questa necessità si possono così riassumere:

  1. La strutturazione in sezioni e paragrafi consente alle persone che interagiscono tramite uno screen reader, e da tastiera, ad avere velocemente una panoramica dei contenuti, e a muoversi rapidamente tra essi. Esistono, infatti, comandi dello screen reader per avere un elenco dei titoli presenti nella pagina (quindi la struttura del documento) o comandi da tastiera per navigare di paragrafo in paragrafo agevolmente.
  2. L’uso di stili, tra i quali “Titolo1”, “titolo2”, ecc., ed altri come “normale”, o “elenco puntato”, consente di avere una formattazione omogenea, così come la possibilità di effettuare rapidamente modifiche alla formattazione dei contenuti, come ad esempio il tipo e la dimensione del font. Questo risulta molto comodo per le persone ipovedenti (ad esempio).

E’ importante comunque far notare che un buon utilizzo degli stili semplifica il lavoro di formattazione del contenuto del documento per tutti, consentendo di avere del testo ben impostato.

 

Gli stili da consigliare allo scopo sono:

  • Titolo1, Titolo2, e così via, per la strutturazione del documento. I titoli consentono di creare anche l’indice del documento. Con lo screen reader tale indice si può ottenere dinamicamente con un comando specifico. Se il documento sarà convertito in file PDF accessibile e strutturato, sarà inoltre possibile saltare da un titolo all’altro mentre si sta leggendo con screen reader.
  • Normale” o “Corpo del testo” per i paragrafi. Tale stile conterrà le caratteristiche che dovrà avere normalmente il testo principale.
  • “Elenco puntati o numerati” per agevolare lo screen reader a percepire una corretta strutturazione in liste o punti schematici.

 

Cose da evitare per una buona strutturazione e navigazione in paragrafi:

  • Non utilizzare le tabulazioni per rientrare del testo. Utilizzare le proprietà del paragrafo “Rientro” o “sporgente” per ottenere lo stesso effetto.
  • Non utilizzare il tasto Invio (enter) quando si vuol scrivere a nuova riga, ma il paragrafo non è ancora terminato. Il tasto Invio (o Enter) chiude un paragrafo. Questo è molto importante, perché utilizzarlo in modo corretto significa definire paragrafi corretti e ben strutturati. Le proprietà “Rientro” e “Sporgente” si possono anche definire per uno specifico stile, qualora si abbia necessità di usarle più volte.

 

Carattere ed alta leggibilità:

Per rendere il documento, oltre che accessibile alle tecnologie assistive, anche ad alta leggibilità, utilizzare font “senza grazie”, come ad esempio: Arial, Tahoma, Verdana.

La dimensione dovrebbe essere non inferiore a 12 e il valore di interlinea 1,5.

È preferibile limitare l’utilizzo del corsivo e caratteri con effetti speciali, non utilizzare la sottolineatura, ma preferire il grassetto per evidenziare una parte di contenuto. Utilizzare un buon contrasto tra lo sfondo del documento e il colore del carattere (ad esempio nero su bianco).

 

Tutorial formattazione, stili e indice o sommario

Costruzione testo accessibile (Libreoffice) 

Istruzioni con comandi da tastiera. Costruzione testo accessibile (Libreoffice)  ►►

 

Inserimento indice (Libreoffice) 

Istruzioni con comandi da tastiera. Inserimento indice (Libreoffice)  ►►

 

Costruzione testo accessibile (Office) 

Istruzioni con comandi da tastiera. Costruzione testo accessibile (Office)  ►►

 

Creazione PDF testuale

PDF significa Portable Document Format, documento portabile. Il documento resterà nel modo esatto in cui è stato creato dall'autore, in qualunque computer esso sarà "portato", ossia scaricato ed eventualmente stampato.

Il PDF si distingue tra PDF “immagine” e PDF “testuale”.

Il primo è un immagine (come una fotografia) in formato PDF, si crea ad esempio attraverso una scannerizzazione di un documento e conseguente salvataggio sul computer in PDF, in questo caso il suo contenuto, testo, sarebbe muto per un computer e per i sistemi di lettura utilizzati dalle persone cieche e ipovedenti.  

Il "PDF testuale" è un testo creato da un programma di videoscrittura e salvato in formato PDF. In questo caso il testo del file PDF può essere evidenziato, copiato e può essere letto da tutti.

 

Tutorial PDF accessibile e proprietà del documento

Creazione PDF testuale (Libreoffice)

Istruzioni con comandi da tastiera. Creazione PDF testuale (Libreoffice)  ►►

 

Creazione PDF testuale (Office) 

Istruzioni con comandi da tastiera. Creazione PDF testuale (Office)  ►►

 

Come creare una tabella accessibile

E’ importante assicurarsi che tutte le tabelle siano accessibili a coloro che utilizzano screen reader. Questo è necessario per aiutare gli utilizzatori di screen reader a comprender meglio il senso dei dati contenuti nella tabella stessa. Si dovrebbe utilizzare una tabella solo quando è necessario comunicare le relazioni tra dati e non per scopi di layout.
 

Per creare una tabella accessibile e ben strutturata, occorre:

  • Usare una tabella uniforme, cioè con un numero di righe e colonne omogeneo (non accorpare più celle tra loro);
  • Usare tabelle semplici, cioè non usare annidamenti di tabelle all’interno di altre tabelle;
  • Definire una riga di intestazione;
  • Inserire le intestazioni delle colonne;
  • Ripetere i titoli delle colonne su più pagine;
  • Non interrompere una riga tra le pagine;
  • Inserire un testo alternativo;

 

Tabella di esempio

La seguente tabella, formata da 6 colonne e 19 righe (incluso le intestazioni), mostra gli orari di partenza previsti ed effettivi dei voli di un aeroporto.

Compagnia

Destinazione

Partenza

Previsto

Gate

Stato

Lufthansa

MUNICH (MUC)

06:05

05:55

Gate 4

Partito

Air France

PARIS (CDG)

06:35

06:29

Gate 3

Partito

Alitalia

ROMA (FCO)

06:35

06:36

Gate 7

Partito

Lufthansa

FRANKFURT (FRA)

06:40

06:43

Gate 5

Partito

Vueling

PARIS (ORY)

06:45

06:45

Gate 6

Partito

KLM

AMSTERDAM (AMS)

06:30

06:53

Gate 2

Partito

BRITISH AIRWAYS

LONDON(LGW)

08:05

08:16

Gate 10

Partito

Iberia

BARCELONA (BCN)

08:50

08:58

Gate 2

Partito

Air France

PARIS (CDG)

09:40

09:35

Gate 3

Partito

Lufthansa

FRANKFURT(FRA)

10:00

10:00

Gate 4

Partito

Swiss

ZURICH (ZRH)

09:55

10:01

Gate 4

Partito

Lufthansa

MUNICH (MUC)

10:00

10:16

Gate 6

Partito

BRITISH AIRWAYS

LONDON (LCY)

11:00

10:56

Gate 3

Partito

KLM

AMSTERDAM (AMS)

11:20

11:26

Gate 10

Partito

Alitalia

ROMA(FCO)

11:40

11:46

Gate 7

Boarding

Brussels Airlines

BRUSSELS (BRU)

11:45

11:50

Gate 2

Boarding

Air France

PARIS (CDG)

12:25

12:14

Gate 10

Partito

Iberia

MADRID (MAD)

12:25

12:26

Gate 6

Partito

 

Tutorial tabella accessibile

 

Costruzione tabella accessibile (Libreoffice)

Istruzioni con comandi da tastiera. Costruzione tabella accessibile (Libreoffice)  ►►

 

Costruzione tabella accessibile (Office)

Istruzioni con comandi da tastiera. Costruzione tabella accessibile (Office)  ►►

 

Link Utili

Linee guida creazione documento word accessibile di Agid ►►

Linee guida Facile da Leggere di Anffas ►►
 

 

Per maggiori informazioni o richieste scrivi a: cra@regione.toscana.it

 

 

Ultimo aggiornamento: 20.10.2020
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